MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS IMPLEMENTADO EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Nuestra organización en cumplimiento a los requerimientos de Ley con el propósito de contribuir y cimentar las relaciones contractuales con los grupos de interés propios de la entidad, es decir, clientes, proveedores y empleados ha adoptado las acciones necesarias para dar aplicación a Ley 1581 de 2012 – “Protección de Datos Personales” con la finalidad de salvaguardar los derechos fundamentales de los individuos en lo referente a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos reguladas o no reguladas.
En este sentido se han constituidos directrices y procedimientos específicos para las actividades de la gestión cotidiana, como también a la arquitectura tecnológica, con el único designio de establecer principios y acciones concretas para el tratamiento de la información de datos personales que les permita a dichos grupos de interés los mecanismos suficientes y diligentes para el acceso, rectificación y oposición, si fuese el caso, de dicha información.
El siguiente documento condensa todos los componentes y elementos estructurales de los aspectos jurídicos, organizacionales e informáticos que la entidad pone al servicio del público en general y de los organismos de control internos y externos en cumplimiento de la precitada Ley.
No debe considerarse el contenido de este documento como un compendio de normas y conductas desarticuladas de los principios rectores de la entidad, por el contrario debe considerarse como el punto de partida de la debida diligencia en el tratamiento de la información y por ello enmarca las acciones y conductas a seguir en esta materia.
1 INTRODUCCIÓN
El presente documento contiene el Manual Interno de Políticas y Procedimientos implementado por PROMOTEC en aras de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 17-k de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 para garantizar la adecuada protección de los Datos Personales (en adelante “DP”) que esta empresa administra.
1.2 DATOS DE CONTACTO DE PROMOTEC EN SU CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
PROMOTEC, empresa de carácter comercial identificada con NIT. 860 050 390, domiciliada en la Avenida Caracas No. 28 A – 17 de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono de contacto 7423700 Ext. 204 o al correo electrónico oficialprotecciondatos@promotec.com.co.
1.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PRESENTE MANUAL
El presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos rige el comportamiento general que habrá de observar PROMOTEC en cumplimiento de las normas vigentes en la República de Colombia relativas al tratamiento de DP para garantizar el derecho de hábeas data, el derecho a la autodeterminación informática y el derecho a la intimidad de nuestros clientes, avalistas, usuarios, proveedores empleados y socios.
1.4 ACATAMIENTO DE LOS PRINCIPIOS GENERALES APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PROMOTEC garantiza que ejerce el tratamiento de los DP a su cargo en el marco de los principios rectores aplicables a esta materia, a saber, principio de legalidad, principio de finalidad, principio de libertad, principio de veracidad o calidad, principio de transparencia, principio de acceso y circulación restringida, principio de seguridad y principio de confidencialidad.
2. POLÍTICAS TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
2.1 POLÍTICA SUPERIOR
PROMOTEC garantizará a través del presente MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, el pleno cumplimiento de los derechos del titular previstos en la Ley 1581 de 2012, especialmente los establecidos en su artículo 8, al igual que los contenidos en el Decreto 1377 de 2013.
2.2 DATOS SENSIBLES
PROMOTEC dará tratamiento a los DP sensibles, de acuerdo con las siguientes reglas:
- El tratamiento de DP sensibles por parte de PROMOTEC es manifiestamente excepcional y se restringe a los estrictamente necesarios para satisfacer sus necesidades comerciales o para las obligaciones asociadas a su operación y funcionamiento.
- Los titulares recibirán de forma previa información suficiente sobre la razón por la cual PROMOTEC procesa dicha información. Igualmente, se les indicará de forma previa y específica que la entrega de la información sensible es totalmente voluntaria.
- Los DP sensibles que hayan sido objeto de obtención y tratamiento, serán objeto de especial custodia por parte de PROMOTEC
2.3 DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD
PROMOTEC dará tratamiento a los DP de menores de edad, de acuerdo con las siguientes reglas:
- El tratamiento de DP de menores de edad por parte PROMOTEC es manifiestamente excepcional.
- Salvo que medien necesidades imperiosas, el tratamiento de DP de niños se restringirá a los DP de naturaleza pública.
- El tratamiento de DP de menores de edad diferentes a los de naturaleza pública, quedará sujeta a que medie autorización reforzada de sus padres o acudientes o de los menores mismos en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.
- Los DP de menores de edad que hayan sido objeto de obtención y tratamiento, serán objeto de especial custodia por parte de PROMOTEC
- PROMOTEC no realiza ni facilita, directamente o a través de terceros, ningún tipo de actividad comercial ni de gestión empresarial con DP de menores de edad.
2.4 DATOS PROVENIENTE DE TERCEROS
PROMOTEC sólo acudirá a DP obtenidos por otros Responsables cuandoquiera que estos Responsables certifiquen que cuentan con autorización de los titulares para circular sus DP a terceras personas y para hacer uso de los mismos para los fines requeridos por PROMOTEC
En aras de velar por calidad de los DP que administra, PROMOTEC, podrá proceder a su actualización, verificación, validación y complementación, bien que lo haga directamente o a través de terceros expertos en esta actividad, quienes actuarán siempre a título de Encargados de la Información bajo el estricto control de PROMOTEC
Los Encargados a quienes PROMOTEC asigne dicha función no conservarán a ningún título la información que les sea entregada para su tratamiento.
3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
3.1 FINALIDADES BÁSICAS
La información obtenida por PROMOTEC será tratada con el propósito de atender las siguientes finalidades y obligaciones legales:
- Mantener el contacto que exige la respectiva relación comercial con sus clientes y realizar todas las actividades y gestiones asociadas a su desarrollo.
- Velar por la adecuada atención de las necesidades y requerimientos de sus clientes, bien que ello se surta directamente a través de PROMOTEC o de terceros, nacionales o extranjeros, quienes en todo caso deberán quedar obligados a las finalidades autorizadas por el titular de los DP.
- Realizar labores de cobranza, por sí o por medio de terceros contratados para el efecto, a través de mensajes de texto, mensajes de voz, correos físicos y electrónicos y de medios telefónicos y/o presenciales.
- Hacer entrega de los datos personales de sus clientes a las autoridades nacionales que los soliciten en ejercicio de sus funciones.
- Acudir a otras fuentes de información cuyo acceso esté contemplado en las normas aplicables, con el fin de verificar que los datos que se suministren ante PROMOTEC son veraces, completos, exactos y actualizados.
3.2 FINALIDADES ADICIONALES
- Realizar actividades de promoción y marketing en relación con bienes y/o servicios adicionales a los que el cliente ha adquirido.
- Conservar los datos personales de los clientes más allá del término legal necesario en aras de mantener el contacto comercial.
- Identificar las necesidades, gustos y preferencias de cada cliente en relación con los hábitos de consumo de bienes y de servicios.
- Realizar cruces de los datos personales de cada cliente en aras de identificar los perfiles comerciales.
- Compartir y/o ceder los datos personales con los aliados comerciales radicados en Colombia o en el extranjero, en el entendido de que PROMOTEC implementará mecanismos de control de forma tal que el uso de la información compartida o cedida se ajuste a las finalidades.
- Registrar aspectos básicos sobre el estado de salud y la historia médica de nuestros clientes y usuarios siempre que ello sea necesario para la expedición de las respectivas pólizas y la prestación de los servicios análogos.
Las finalidades descritas anteriormente se han incorporado a los correspondientes formatos de “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” de clientes, proveedores y funcionarios de la entidad. (Ver formatos adjuntos)
4. OBJETO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
4.1 DERECHOS DEL TITULAR
- Facilitar el conocimiento, la actualización y rectificación de los DP de acuerdo con las reglas previstas en las normas aplicables.
- Absolver, en los términos y condiciones previstos en la ley, las peticiones, las consultas, las quejas y los reclamos formulados los titulares de los DP y por las demás personas autorizadas en la ley.
- Permitir la eliminación de DP respecto de los cuales no exista un deber legal o contractual que exija su permanencia en nuestra base de datos.
- Conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares para el tratamiento de sus DP.
- Informar de forma previa y expresa a los titulares sobre el uso que la empresa va a hacer de sus DP.
- Entregar de forma gratuita en los términos establecidos en la ley, copia de los DP del respectivo titular que son o hayan sido objeto de tratamiento.
4.2 DEBERES DE PROMOTEC
En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, PROMOTEC acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus titulares y que sólo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que la compañía sólo hará uso de los mismos respetando la legislación vigente existente. PROMOTEC se compromete a cumplir con los siguientes deberes:
- Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2.012. y del procedimiento establecido para tal fin.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Informar a través de su página web los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
5. VIGENCIA
La presente política de tratamiento de DP entra en vigencia el 01 de Agosto de 2013 y remplaza cualquier otro documento que se halla implementado PROMOTEC con anterioridad en relación a esta materia.
De acuerdo con el artículo 5 y con el inciso final del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, PROMOTEC procederá a informar a los titulares de los DP, en forma previa y de acuerdo con los parámetros legales, sobre cualquier modificación al presente Manual que implique cambios en la identificación del Responsable y/o en la finalidad del Tratamiento de dichos DP.